Während viele Firmen bereits Home-Office und digitale Prozesse anbieten, scheint in anderen Unternehmen die Zeit stehen geblieben zu sein. Die Aufträge liegen noch ausgedruckt herum und weitere Prozesse sind auf einen analogen Stempel sowie auf die Mithilfe der Deutschen Post angewiesen. Dabei beinhaltet eine Umstellung zu einem papierlosen Büro viele Vorteile:
- Liegt auf der Hand, es wird kein Papier mehr benötigt. Höchstens Schmierpapier. Damit fällt das regelmäßige Bestellen von Druckerpapier und das Herumfliegen von unbekannten Dokumenten weg.
- Archivierung: Ist der Fall eingetreten, dass alle Dokumente digital abgelegt und mit Stichpunkten versehen sind, ist ein großer Schritt getan. Als besonders hilfreich erweist sich die Möglichkeit Dokumente schnell nach bestimmten Daten oder Informationen durchsuchen zu können. Der Weg ins Archiv, das umständliche Heraussuchen des richtigen Ordners und des richtigen Dokumentes sind hinfällig. Apropos Archiv, bei einer rein digitalen Ablage fällt dies natürlich auch weg. Die einzige Schwierigkeit besteht in der Gewährleistung der Datensicherheit.
- Home-Office: spätestens seit der Home-Office-Pflicht die wegen der Sars-COV19-Panedemie kurzzeitig eingeführt wurde, ist es in jedem Betrieb Thema. Problematisch für die Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter auf analoge Dokumente angewiesen sind. Ein Home-Office ist für sich nicht möglich oder wenn nur eingeschränkt. Auch der Aspekt Hauspost stellt ein Problem dar, sofern nicht zumindest ein Angestellter pro Tag im Büro sein kann.
Ein papierloses Büro birgt jedoch auch Nachteile: es erfordert ein geeignetes System, das in der Lage ist die analogen Prozesse zu ersetzen. Dieses zu implementieren kostet Zeit und Geld. Das investierte Geld ist jedoch bereits nach kurzer Zeit wieder erwirtschaftet, wenn man das zuvor genutzte Druckerpapier betrachtet. Außerdem spielt die Sicherheit der archivierten Daten eine große Rolle. Besonders bei sensiblen Inhalten ist eine Cloud-basierte Plattform gegebenenfalls keine gute Möglichkeit.
